水産大学校における法人文書ファイルの所在不明について

令和8年9月14日
国立研究開発法人水産研究・教育機構

 

 

　このたび、当機構水産大学校において管理していた法人文書ファイルの一部について所在が確認できない事案が判明いたしました。
　所在が確認できない文書の中には、個人情報が記載されていた可能性を否定できない文書が含まれており、関係者の皆様に多大なご心配とご迷惑をおかけしておりますことを、深くお詫び申し上げます。
　今後、このような問題が発生することのないよう、法人文書の管理体制を強化し、再発防止に努めてまいります。
　なお、本日までに本件に関連する個人情報の不正利用や二次被害は確認されておりません。

１　事案の概要

　令和8 年6 月から8 月にかけて当機構が、「国立研究開発法人水産研究・教育機構法人文書管理規則」（以下「文書管理規則」という。）に基づく定期点検を実施した結果、水産大学校において、平成13 年度から令和３年度に作成された法人文書ファイル435 点が所在不明となっていることが判明しました。

• 435 点のうち、個人情報が記載されていた可能性を否定できない法人文書ファイル：209 点
  （うち８点は要配慮個人情報が記載されていた可能性を否定できないもの）
• 209 点の法人文書ファイルに個人情報が記載されていた場合に対象となる人数：約1,870 人（推計値）

２　所在不明の法人文書に記載されていた可能性を否定できない個人情報の内容

• 水産大学校役職員（契約職員を含む）の氏名、生年月日、性別、住所、電話番号
• 水産大学校が委嘱した外部委員の氏名、所属
• 懲戒処分の検討対象となった職員を対象として個人情報の保護に関する法律施行令第２条第４号に掲げる手続きが行われていた場合、その事実

※ 所在不明の法人文書には、学生の個人情報が記載されたものは含まれておりません。

３　発生原因

　調査によって確認された事実関係を踏まえると、当機構の前身である旧水産大学校と旧水産総合研究センターとの平成28 年度の組織統合の際に誤って廃棄された可能性があること、文書管理規則に基づく管理及び廃棄手続の不徹底、保管状況の確認不足等により誤って廃棄された可能性があることなどが本事案の発生原因と考えています。

４　当機構の対応

　当機構では、所在不明の文書に氏名等の個人情報が記載されていた可能性を否定できない水産大学校役職員（契約職員を含む）及び水産大学校が委嘱した外部委員に対し、本事案について通知し、お詫びをお伝えするとともに、本人への連絡が困難な方々への代替措置として、この公表により当機構及び水産大学校ホームページに本事案の概要及び問い合わせ窓口を掲載し、個別に対応を行ってまいります。
　また、「個人情報の保護に関する法律」等に基づき、個人情報保護委員会及び主務省に事実関係や対応状況について報告を行っております。

５　再発防止策

　当機構では、このような事態に至ったことを重く受け止め、次の再発防止策を実施します。

• 法人文書ファイルの作成、保管及び廃棄の方法等を定めるマニュアルを改正し、点検時及び廃棄時の現物確認手順の明確化など、管理体制の徹底を図ります。
• 法人文書ファイルの保管キャビネットに番号を付し、その番号を法人文書ファイル管理簿の保管場所欄に明記して保管場所を明確化します。
• 法人文書ファイルの廃棄は、やむを得ない事情のない限り契約業者による溶解処分を基本とし、契約業者に引き渡す際には文書管理担当者が廃棄簿との突合を実施します。
• 個人情報を記載した法人文書は施錠可能な専用キャビネット等に保管し、アクセス権限を有する役職員のみが閲覧できる状態で管理することを徹底します。
• 個人情報の記録媒体の保管状況等の確認結果が明確となるよう、点検リストを改訂します。
• 上記の事項を含む、個人情報保護及び法人文書管理に関する職員向け研修について、本事案を題材としたケーススタディを取り入れるなど、内容を充実して実施します。

　関係者の皆様に多大なご心配とご迷惑をおかけしておりますことを、重ねて深くお詫び申し上げます。
　当機構は、本件を厳粛に受け止め、再発防止及び信頼回復に全力で取り組んでまいります。

６　お問い合わせ先

国立研究開発法人水産研究・教育機構
水産大学校 校務部管理課
電話：083-227-3814
受付時間：平日9：00-17：00 土日祝・休日は除きます。